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COMMENT RENDRE VOTRE ENTREPRISE PLUS EFFICACE ET PRODUCTIVE ?

Dernière mise à jour : 25 mars



Beaucoup de chefs d’entreprise de PME sont insatisfaits estimant que leurs collaborateurs n’exécutent pas correctement ou dans les délais les missions confiées


Beaucoup de collaborateurs estiment que leurs managers ne sont pas réalistes et leur demandent trop de choses


A défaut de sortir de ce cercle vicieux, les relations se tendent, la confiance est rompue, la motivation est en baisse et l’entreprise perd en efficacité


Pourtant il existe des solutions simples à mettre en œuvre, inspirée du Lean Management, et qui ne demandent aucun investissement réel si ce n’est celui de se faire accompagner, pour gagner du temps, par un business coach ou un manager de transition.



Dans cet article, je vous propose de partager 4 solutions pour rendre votre entreprise plus efficace et plus productive

1. Identifier et éliminer les actions sans Valeur Ajoutée

2. Repérer et corriger les dysfonctionnements

3. Mieux répartir les rôles

4. Passer de la délégation à la subsidiarité



1/IDENTIFIER ET ELIMINER LES ACTIONS SANS VALEUR AJOUTEE


« Pourquoi faites-vous cela ? »


Pour avoir régulièrement posé la question à des collaborateurs d’entreprises que j’accompagnais j’ai constaté que la réponse était souvent :

« parce qu’on m’a dit de faire ça »


Or la question que devrait se poser chaque collaborateur et chaque manager est/

« quelle est la Valeur Ajoutée des actions que je mène ou que je demande ? »


Est-ce que j’apporte une Valeur Ajoutée au client en lui permettant par exemple une meilleure expérience ?
Est-ce que j’apporte une Valeur Ajoutée à mon entreprise en lui permettant par exemple de mieux connaître ses clients ?


Et quand on reprend toutes les actions menées dans une journée on s’aperçoit que beaucoup pourraient et même devraient être éliminées car elles n’apportent aucune Valeur Ajoutée


Les bénéfices de cette sélection sont nombreux :


  • Moins de stress

  • L’impression de moins courir après le temps

  • Le temps de mener correctement les actions essentielles

  • La satisfaction de la tâche bien accomplie et donc la motivation qui en découle


Quelques conseils :

  • Ne demandez plus à vos commerciaux des reportings qui ne sont pas exploités ou qui n’apportent pas de réelle information utile

  • Ne suivez pas des KPI dans tous les sens et concentrez-vous sur les principaux

  • Evitez de faire saisir une même information sur différents supports

  • Inutile de réclamer des renseignements que vous n’utilisez pas

  • Mettez le client au centre de toutes les actions





2/REPERER ET CORRIGER LES DYSFONCTIONNEMENTS


Quand un dysfonctionnement apparaît régulièrement, il faut bien-sûr réagir dans les plus brefs délais pour corriger la situation, c’est le côté pompier pour éteindre l’incendie, mais cela n’est pas suffisant


L’enjeu n’est pas uniquement de résoudre le dysfonctionnement mais de savoir comment éviter qu’il se reproduise


Hélas, parce qu’on pense manquer de temps, bien souvent une fois la solution d’urgence trouvée, il est oublié… jusqu’au moment où il se renouvelle


Ces dysfonctionnements sont sources de démotivation, de tensions internes, d’insatisfactions clients, de perte de temps et d’énergie


Il faut donc remonter à l’origine première du problème. Quelques exemples
  • Un bon de commande mal rempli par le commercial ou le client

  • Une information mal interprétée

  • Un engagement donné qui ne peut pas être respecté

  • Un sous-traitant qui « plante »

  • Un stock mal géré

  • Une responsabilité confiée à tout le monde, donc à personne


La liste pourrait être longue et l’objectif est de définir le pourquoi, du pourquoi, du pourquoi

  • Manque de formation

  • Déficit de communication

  • Un formulaire à retravailler

  • Problème imprévisible

  • Etc…



Au-delà de répondre dans l’urgence, il s’agit d’enregistrer les dysfonctionnements de façon à prendre le temps de les résoudre de façon structurelle et ainsi gagner en temps et efficacité



3/ MIEUX REPARTIR LES ROLES ENTRE LES COLLABORATEURS


La devise « une chose à chaque place et une place à chaque chose » devrait également s’appliquer dans l’organisation de l’entreprise

L’objectif est ici d’utiliser le plus intelligemment possible les ressources de l’entreprise.

Pour exemple dans une entreprise que j’ai accompagné en tant que business coach, le chef d’entreprise avait demandé aux commerciaux de suivre tous les devis, mêmes les plus petits et venant de clients réguliers. Il s’agissait donc de commandes de réassortiments


Aucune compétence commerciale requise si ce n’est que de relancer régulièrement pour s’assurer que le devis sera traité et validé par le client


Après entretien avec tous les collaborateurs impliqués nous avons décidé que les devis jusqu’à un certain montant seraient relancés par mail par l’ADV et avons également mis en place un système d’intéressement pour ce service


Résultats

  • Les petits devis étaient mieux relancés

  • Le taux de concrétisation a progressé de 30%

  • Les commerciaux avaient libéré du temps pour se consacrer à des devis aux budgets plus importants

  • Le service ADV était plus impliqué et plus motivé


Il ne faut donc pas hésiter à faire évoluer les frontières entre les différents services d’une entreprise




4/ PASSER DE LA DELEGATION A LA SUBSIDIARITE


Le principe de subsidiarité c’est quoi ?
C’est le fait de confier à la personne la mieux placée, la responsabilité d’une action. C’est donc
Donner au collaborateur le pouvoir de décider et d’agir
S’engager à ne pas intervenir si le collaborateur ne le demande pas
Se placer en tant qu’aide pour le Manager

Un exemple dans une de mes missions de Manager de Transition

Les commerciaux étaient soumis à une grille de tarification qu’ils devaient respecter et devaient appeler leur chef de vente pour obtenir une dérogation


Cette situation était inconfortable pour toutes les parties

  • Le client qui avait le sentiment d’avoir affaire à un « simple représentant »

  • Le commercial qui ne se sentait pas responsabilisé

  • Le chef de vente qui devait décider avec peu d’informations


Après avoir défini les règles nous avons donné la liberté à chacun des commerciaux de négocier leurs tarifs, donc leur marge et avons mis au point un système d’incentive ad’hoc



Bien entendu et même s’il elle n’est pas sans risque d’erreur, la mise en place de la subsidiarité présente beaucoup d’avantages :

  • Allègement de la charge mentale pour le manager ou le chef d’entreprise qui peut se concentrer sur les aspects fondamentaux et stratégiques

  • Responsabilisation et motivation des collaborateurs à qui on donne plus de sens à leur mission

  • Satisfaction du client qui obtient plus rapidement des réponses

  • Evolution de la relation entre collaborateurs et chefs d’entreprise ou manager. On passe d’un management de « contrôle et de culpabilité vers un fonctionnement « responsabilisation et solidarité »



Ces 4 solutions sont inspirées des principes du Lean Management qui peut se qualifier comme une méthode de gestion sans gaspillage qui permet d’alléger le fonctionnement de l’entreprise pour la rendre plus efficace


Quelques mots sur l’auteur

Je m’appelle Patrick Boukobza et depuis plus de 30 ans

Au travers de ma société BOSS DEVELOPPEMENT j’accompagne avec succès les PME pour leur permettre de réaliser leurs objectifs de croissance

Il s’agit d’un accompagnement stratégique et opérationnel basé sur une expérience concrète et opérationnelle avec une exigence de résultats




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