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Mieux gérer ses emails

Votre boite de réception sature d’emails vous pouvez dire STOP!


L’email est certainement un outil fantastique mais également une arme de destruction massive de temps, d’énergie, de sérénité

Selon certaines études, les professionnels reçoivent en moyenne 75 à 100 emails par jour, ce qui représente environ 3 à 4 heures de traitement de courriels chaque jour !


Cet afflux crée une surcharge mentale difficilement supportable et surtout impossible à gérer correctement sauf à délaisser ses missions de base


Récemment j’ai échangé avec un dirigeant conscient de ce problème qui m’expliquait qu’il ne parvenait plus à s’en sortir et à traiter tous emails !


Est-ce que cela vous concerne ? Si oui quelques conseils pour améliorer la situation


Distinguez les 2 grandes catégories d'emails

Les mails directement liés au fonctionnement de votre entreprise : internes, fournisseurs, clients


Les mails liés à des demandes d’informations, des newsletters…. Pour ceux-là soit vous mettez en place une règle d’automatisation qui les feront atterrir dans un dossier spécial soit vous créez une adresse email bis.

Ainsi au lieu de perdre du temps à les traiter quotidiennement alors qu’ils n’ont rien d’urgent vous pourrez les traiter 1 fois par semaine. Non seulement cela vous évitera de perdre du temps mais vous gagnerez en concentration et en sérénité ne serait ce que de voir une BAL plus légère


Quant aux mails directement liés au fonctionnement de votre entreprise

Cela passe d’abord par l’éducation de vos collaborateurs


Contrairement à ceux que certains pensent :


Ecrire un mail ce n’est pas traiter un problème

En effet, dans de nombreuses entreprises j’ai vu des mails transférés sans aucune valeur ajoutée, sans aucune analyse. C’est ce que j’appelle les collaborateurs « boite aux lettres »

Exemples :

  • Le service achat qui reçoit une offre fournisseur et se contente de la relayer telle quelle à la Direction Commerciale

  • On alerte sur un problème mais sans aucune proposition…on se contente de "refiler la patate chaude"


Tout le monde ne doit pas être sollicité de la même façon


Dans de nombreuses entreprises également on met tout le monde en destinataires sans distinguer celui dont on attend une réponse et ceux qui sont simplement en copie pour information


Vous connaissez certainement cette histoire

Il était une fois quatre individus qu'on appelait Tout le monde - Quelqu'un - Chacun - et Personne. Il y avait un important travail à faire, Et on a demandé à Tout le monde de le faire. Tout le monde était persuadé que Quelqu'un le ferait. Chacun pouvait l'avoir fait, mais en réalité Personne ne le fit. Quelqu'un se fâcha car c'était le travail de Tout le monde ! Tout le monde pensa que Chacun pouvait le faire Et Personne ne doutait que Quelqu'un le ferait… En fin de compte, Tout le monde fit des reproches à Chacun Parce que Personne n'avait fait ce que Quelqu'un aurait pu faire



Mais le problème ne vient pas uniquement des collaborateurs mais également du dirigeant qui est victime de ses propres choix


Quelques dirigeants pensent qu’ils doivent tout savoir et être informé de chaque échange

C’est à mon sens une grave erreur car cela

  • Paralyse l’initiative personnelle et encourage les collaborateurs à attendre la réponse du chef

  • Démotive car le message subliminal envoyé aux collaborateurs est « vous ne savez pas, vous n’êtes pas capable »

  • Rallonge les délais de réactivité et de traitement et donc la satisfaction des clients

  • Surcharge pour rien le dirigeant



Pour réduire le nombre d'emails reçus, il est important d'établir des règles de gestion de la messagerie et de définir clairement les limites de la communication électronique au sein de l'entreprise. Il est également indispensable de sensibiliser tous les membres à un usage plus responsable des mails professionnels


  • Définir qui est responsable de quoi (le destinataire) : c’est de lui qu’on attend une réponse, voir une action

  • Définir qui est concerné par (les destinataires en copie) : ceux qui ont un intérêt à avoir l’information


Au contrôle en continu des emails, préférez les entretiens hebdomadaires en one to one. Une demi-heure hebdomadaire en tête à tête avec chacun de vos collaborateurs vous fera économiser beaucoup de temps


Faites confiance à vos collaborateurs et pratiquez la subsidiarité

Tous vos collaborateurs n’ont pas le même niveau, ni le même degré d’autonomie mais essayez-vous au principe de subsidiarité selon lequel la responsabilité d'une action, revient à l'entité compétente la plus proche directement concernée par cette action…et dans ce cas plus besoin d’autant de mails !



Ce sont par des actions simples comme celle-ci que vous pouvez rendre votre entreprise plus efficace et retrouver la sérénité indispensable pour bien la gérer

La saturation des emails n’est qu’un exemple des domaines dans lesquels Boss Développement peut intervenir.

Chez Boss Développement nous faisons la chasse à toutes les actions qui n’apportent aucune ou pas suffisamment de Valeur Ajoutée à l’entreprise ou pour l’expérience client




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